¿Por qué es tan importante actualizar tus datos?

No se trata de un simple trámite administrativo. La actualización de datos tiene un impacto directo en la vigencia de la tarjeta profesional, así como en los certificados de antecedentes disciplinarios. No cumplir con este deber puede generar anotaciones negativas y afectar la reputación profesional del contador o de la firma contable.

Además, mantener actualizada la información garantiza que la JCC tenga una base de datos precisa para la comunicación de alertas, novedades y requerimientos relacionados con el ejercicio contable.

¿Qué pasa si no actualizas tus datos?

La omisión de esta obligación puede traer consecuencias como:

• Anotaciones en los certificados de antecedentes disciplinarios.
• Dificultades para ejercer la profesión.
• Problemas al renovar contratos o trámites legales que requieren certificación vigente.

En Help! Digital te ayudamos a estar al día

En Help! Digital, entendemos que los contadores manejan múltiples responsabilidades al mismo tiempo. Por eso, automatizamos alertas como esta para que no dejes pasar fechas clave ni arriesgues tu tarjeta profesional.

Si aún no actualizaste tus datos ante la JCC, ¡hazlo cuanto antes! Y si quieres dejar de preocuparte por este tipo de vencimientos, conoce cómo nuestras soluciones pueden ayudarte a mantenerte siempre al día.
Recuerda: Tienes plazo hasta el 31 de mayo de 2025. No lo dejes para último momento.

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El 31 de marzo de 2025 es la fecha límite para emitir estos certificados. Esto según el calendario tributario establecido en el Decreto 2229 de diciembre 22 de 2023. Este plazo aplica para los agentes retenedores del impuesto sobre la renta y complementario. Así como del gravamen a los movimientos financieros (GMF).

Normatividad vigente

De acuerdo con el artículo 1.6.1.13.2.40 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2229 de 2023, los agentes de retención deben expedir los certificados a más tardar el último día hábil del mes de marzo del año siguiente al gravable que corresponda.

Certificados de retención que deben expedirse

Los agentes retenedores deben asegurarse de expedir los siguientes certificados antes del 31 de marzo de 2025:

• Certificado de ingresos y retenciones por pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria. Según lo establecido en el artículo 378 del Estatuto Tributario (ET).
• Certificado de retención por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria. Conforme al artículo 381 del ET.
• Certificado de retención del GMF.

Otros certificados de retención con plazos específicos

Adicionalmente, algunos certificados tienen plazos diferentes para su expedición:

• Certificados por el valor patrimonial de los aportes y acciones, y certificados de participaciones y dividendos gravados y no gravados. Estos deben expedirse dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha de solicitud.
• En el caso de autorretenedores, el certificado debe incluir una constancia expresa sobre la fecha de declaración y pago de la retención correspondiente.

Consecuencias de no expedir los certificados a tiempo

El incumplimiento en la emisión de los certificados dentro del plazo establecido puede generar sanciones por parte de la DIAN. Es recomendable que los agentes retenedores lleven un control estricto de sus obligaciones tributarias. Adiciona, para evitar inconventientes, se sugiere que emitan los certificados con suficiente antelación.

El 31 de marzo de 2025 es la fecha clave para expedir los certificados de retención del año gravable 2024. Asegúrate de cumplir con esta obligación para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo de tu empresa o actividad económica. Mantente al día con el calendario tributario y organiza con anticipación la generación de estos documentos con Help! Contable, que te envía recordatorios con tiempo para que realices todo sin prisa.

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¿Cómo Funciona el Reporte de Nómina Electrónica?

El reporte de nómina electrónica es un proceso común y que se realiza de forma constante, como la facturación electrónica. Este proceso se realiza de forma mensual. Por ejemplo, en el mes de febrero se debe reportar la nómina correspondiente al mes de enero, en marzo la de febrero, y así sucesivamente. Este cronograma permite a las empresas organizarse para cumplir con el envío oportuno de la información.

¿Qué Sucede si se Reporta Tarde?

A diferencia de otros documentos electrónicos, como las facturas, actualmente no existe una normativa que sancione específicamente a las empresas que realicen el reporte fuera del plazo establecido. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cumplir con los tiempos establecidos por la DIAN no solo evita posibles complicaciones administrativas en el futuro, sino que también proyecta una imagen profesional y responsable de tu empresa.

Calendario de Nómina Electrónica 2025

A continuación, te compartimos el calendario oficial para el reporte de nómina electrónica en 2025:

Beneficios de Cumplir con la Nómina Electrónica

• Mayor transparencia: Permite un registro claro y confiable de la información salarial.
• Optimización administrativa: Facilita el acceso y control de datos relacionados con el pago de nómina.
• Cumplimiento legal: Aunque no hay sanciones por el reporte tardío, es esencial garantizar la alineación con las normativas tributarias.

Cumplir con este reporte no solo es un requisito. También es una herramienta que puede beneficiar a las empresas en procesos internos y fortalecer la relación con sus empleados. Asegúrate de seguir el calendario establecido y mantener una gestión ordenada para evitar cualquier inconveniente futuro. Puedes adquirir Help! Contable para tu empresa y evitar que se les pase realizar este reporte.

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Superación del Incidente Técnico

El incidente ocurrió el 9 de enero de 2025 generando intermitencias y demoras en la generación de facturas. Según el comunicado, “los equipos técnicos de Microsoft y de la DIAN avanzaron en la configuraron del servicio que soporta de manera habitual el sistema de factura electrónica y adelantaron diversas pruebas para verificar su óptimo desempeño” (DIAN, 2025)​. Tras estas acciones, se consideró superado el inconveniente tecnológico.

Requisitos para la Facturación Electrónica

La DIAN ha establecido un plazo para la transmisión de facturas electrónicas. “Las facturas electrónicas de la modalidad tipo (04) generadas entre las 6:00 a.m. del 9 de enero de 2025 y las 12:00 m. del 12 de enero de 2025, deberán ser transmitidas al servicio informático de la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a ese periodo” (DIAN, 2025)​.

Protocolos de Contingencia Activados

Aunque este incidente es el primero de su tipo desde la implementación del sistema en 2019. La DIAN aseguró que existen protocolos establecidos para garantizar la continuidad del servicio. “Es importante destacar que la entidad tiene previstas, operacional y legalmente, la posibilidad de que ocurran situaciones como esta y las acciones a tomar frente a ello”​ (DIAN, 2025). Dichos protocolos fueron activados y aplicados de manera efectiva en esta ocasión.

Este incidente resalta la relevancia de tener sistemas de respaldo y protocolos de contingencia bien definidos. Todo esto para asegurar la continuidad de servicios esenciales como la facturación electrónica. La respuesta efectiva de la DIAN muestra la importancia de una planificación para resolver problemas técnicos. Adicional de la preocupación por minimizar el impacto en los usuarios.

Permanece atento de nuestro blog si quieres estar enterado y si quieres aprender algo nuevo.

Descarga el comunicado de prensa N°5 : Normalizado el servicio de facturación electrónica en Colombia

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